Umsetzung

4. Umsetzung

Bei der Analyse und während der Strategieentwicklung wurden Felder identifiziert, in denen im Unternehmen/Team besonderer Handlungsbedarf besteht. Obwohl Wissensmanagement als ganzheitlicher Prozess zu betrachten ist, und die einzelnen Felder somit eng zusammenhängen, sollen hier die Problemfelder einzeln beleuchtet und Methoden zur Lösung vorgestellt werden. Für die Umsetzungsschritte sind klare Vereinbarungen hinsichtlich Zeit- und Aufgabenstruktur zu treffen, bzw. vorhandene Planungen zu konkretisieren.

Problemfeld: Dokumentation

Vielfach fehlt Unternehmen in bestimmten Bereichen die Transparenz über vorhandenes Wissen. Manches ist nicht dokumentiert, manches ist nicht ohne weiteres auffindbar oder nicht für alle relevanten Personen zugänglich. In diesem Problemfeld bietet sich besonders der Einsatz spezieller Software bzw. die Ausschöpfung der vorhandenen EDV-Struktur an. Das elektronische Unternehmensgedächtnis sollte ständig weiter entwickelt und verfeinert werden. Dabei dürfen die zahlreichen in Schriftform, in diversen Aktenordnern und Stehsammlern vorhandenen Informationen nicht vergessen werden.

Folgende Methoden können zum Einsatz kommen:

1. Auffindbarkeit von Dokumenten/Akten verbessern

  • Überarbeiten der Ablagestruktur (elektronisch/ schriftliche)
  • Erstellen eines, für alle zugänglichen, Ablageplanes / -systems; dabei Klassifizierungen vornehmen
  • Einsatz von Software für das Dokumentenmanagement
  • Einsatz von Retrieval-Systemen/ Suchmaschinen-Tools, um in vorhandenen Strukturen suchen zu können

2. Zugänglichkeit verbessern

  • Zugangsprofile der Mitarbeiter/innen für die EDV-Infrastruktur überprüfen
  • Ablageorte für Materialien allgemein zugänglicher gestalten

3. Erfahrungen dokumentieren

  • Formulare zur Dokumentation von Erfahrungen
  • Foren einrichten zur Diskussion von Problemen – Dokumentation im Intranet
  • Methodendatenbank anlegen
  • FAQ/ Glossar mit häufigen Fragen/ Begriffen sammeln
  • Erfahrungsberichte erstellen und ablegen
  • Einsatz von Content-Managementsystemen, um das Erfassen von Informationen auf einer breiteren Basis zu ermöglichen

4. Wissensbasis aktuell halten

  • Informationen über die Dokumente – Aktualität / Archivierungsschritte / Versionen...
  • Archivierungssysteme / Dokumentenmanagement

Problemfeld: Verteilung

Das vorhandene Wissen muss im Unternehmen an die Empfänger gebracht werden. Dazu reicht die bloße Dokumentation von Wissen nicht aus. Über Kommunikationskanäle müssen das Wissen und die Erfahrungen zu den einzelnen Mitarbeiter/innen kommen, bzw. von ihnen geholt werden. Besonders wichtig ist die Förderung des Erfahrungsaustausches zwischen alten und jungen, neuen und langjährigen Mitarbeiter/innen des Unternehmens.

Folgende Methoden können dabei zum Einsatz kommen:

  • Verteiler (schriftlich/elektronisch), um Informationen automatisch zu den relevanten Personen zu bringen
  • Einsatz von Workflow Management
  • Kommunikationsmöglichkeiten im Intranet ( Newsgroups, E-Mail, Chat, Blog Videokonferenzen...)
  • Mitarbeiter-Verzeichnis um Experten und Expertinnen ausfindig zu machen
  • Expertenrunden
  • Mentoring
  • Job-Rotation
  • Gelegenheiten zum informellen Austausch zwischen den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern schaffen

Problemfeld: Entwicklung

Die Verbesserung des Wissensmanagements kann nicht nur zum Erhalt und zur Weitergabe von Wissen genutzt werden, sondern ist auch eine Gelegenheit, um das Personal gezielt zu qualifizieren, neues Wissen durch Zusammenarbeit zu entwickeln, Innovationen zu fördern und ungewöhnliche Konstellationen der Kooperation zu initiieren.

Folgende Methoden können dabei zum Einsatz kommen:

Weitere Methoden finden Sie auf der GENIA-Website zum Erfahrungstransfer.

Software - Auswahl

Die elektronischen Möglichkeiten den Wissenstransfer in Unternehmen zu unterstützen sind vielfältig. Es gibt kein ideales, alle Funktionen flexibel und benutzungsfreundlich vereinendes Wissensmanagementsystem für den Wissenstransfer– sondern eine Vielfalt unterschiedlicher Tools, die mit der vorhandenen EDV-Infrastruktur verbunden werden müssen. Deshalb wurden im Folgenden einige allgemeine Anregungen für die Auswahl zusammengestellt.

  1. Wählen Sie die Software problemorientiert aus!
    Überlegen Sie, für welche Problemstellung ihre derzeitige Infrastruktur keine Lösung bietet. Entscheiden Sie sich dann, ob ein Gesamtpaket notwendig und sinnvoll ist oder nur ein Zusatztool die vorhandene Infrastruktur ergänzt.
  2. Achten Sie auf einfache Handhabung! Die meisten Funktionen sollten ohne Expertenwissen zu bedienen sein!
    Nur so kann Wissensmanagement auf einer breiten Basis eingeführt werden. Gerade den Mitarbeitern, die die Auseinandersetzung mit neuer Technik als Belastung empfinden, soll der Umgang möglichst leicht gemacht werden. Ideal ist es, wenn neue Software an bereits Bekanntes anknüpft.
  3. Entscheidend für den Erfolg sind die Mittel zur Informationssuche und –strukturierung! Nicht die Ablage sondern die Abfrage bildet den Mittelpunkt!
    Da sich Menschen in ihren bevorzugten Suchstrategien unterscheiden, sollten  unterschiedliche Suchmöglichkeiten und Ordnungskategorien genutzt werden. Häufig scheitert die Akzeptanz von Informationssystemen an ihrer Unübersichtlichkeit. Einige Möglichkeiten der Strukturierung sind: Kategorien, Themenbereiche, hierarchische Navigationsstrukturen, Wissenslandkarten...
  4. Suchfunktionen sollten einfach zu handhaben sein!
    Dabei muss transparent sein, in welchen Datenbeständen jeweils gesucht wird.
  5. Die Software sollte bei der effizienten Datenverwaltung unterstützen!
    Datenmengen sollten strukturiert und reduziert werden, ehe sie überhaupt zum Mitarbeiter gelangen. Mitarbeiter sollen so vor irrelevanten Informationen bewahrt werden. Sinnvoll sind bei Intranets z.B. Tools zum Auffinden toter Links. Redundante Datenhaltung ist weitgehend zu vermeiden.
  6. Kommunikationstools müssen sich in den Arbeitsablauf der Mitarbeiter einfügen, leicht und ohne Brüche nutzbar sein!
    Wichtig ist die Transparenz über den Zugang zu den jeweiligen Tools, die Speicherung und Weiterleitungsprozesse. Es sollten auch elektronische Möglichkeiten des informellen Austausches definierbar sein.
  7. Virtuelle Umgebungen müssen moderiert, gepflegt, betreut und mit Regeln versehen werden!
    Dazu sollte die Software möglichst umfassende Unterstützung geben.

Die eingesetzte Software muss für den Wissenstransfer von allen Personen im Unternehmen akzeptiert werden, um genutzt zu werden! Nutzungsfreundlichkeit muss daher im Vordergrund stehen!

 

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