2. Bestandsaufnahme

Am Anfang des Einführungsprozesses steht eine Analyse des Ist-Zustandes entsprechend der identifizierten Probleme und der erarbeiteten Ziele. In diesem Schritt soll geklärt werden:

• Welches Wissen ist vorhanden?
• Wer verfügt über das Wissen?
• Wo gibt es Defizite?

Nach dem ersten Workshop zur Zielfestlegung sollte in einer weiteren Veranstaltung und mit einer möglichst strukturierten Vorbereitung mit allen definierten Beteiligten, eine Bestandsaufnahme vorgenommen werden. Zusätzlich können Fakten zum Wissensbestand und -bedarf aus Sicht der einzelnen Mitarbeiter/innen über ein Formular (elektronisch oder schriftlich) gesammelt werden.

Zielsetzungen sind:

• Identifikation der Wissensträger und Wissensinhalte des beteiligten Teams (bzw. verschiedener Teams oder des gesamten Unternehmens - je nach Zielstellung)
• gegenseitiges Kennenlernen der Wissensbasis
• Herausarbeiten von Wissenslücken und schlummernden Potentialen des Teams
• Bewusstmachen der Wissensströme innerhalb des Teams
• Auseinandersetzung mit zukünftigen Anforderungen

Möglichkeiten der ersten Sammlung können Fragenkataloge zum Wissensstand und zur Stärken-Schwächen Analyse (auch außerhalb einer Zusammenkunft vorzubereiten) oder eine Sammlung mit Kärtchen in der Gruppe sein. Eine Kreativitätstechnik, die bei der Identifikation der Inhalte und Erfahrungsträger helfen kann, ist das Mind Mapping, das sich sowohl für die Einzel- als auch für die Gruppenarbeit eignet.

Erst nach dieser Zusammenstellung sollten Cluster gebildet und damit zusammenfassende, strukturierte Visualisierungen vorgenommen werden. Eine verbreitete Form der Visualisierung sind Wissenslandkarten. Zur Identifikation der Experten/innen können Mitarbeiter-Verzeichnisse (Gelbe Seiten) angelegt werden, die schon eine erste Form der Umsetzung von Wissensmanagement darstellen.