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An wen richtet sich das Angebot?

Wo kann man sich einen Gesamtüberblick zu den behandelten Themen verschaffen?

Was für Dokumente werden zum Download angeboten?

Müssen alle Schritte der Praxishilfen nacheinander abgearbeitet werden?

...zur Einführung von Wissensmanagement

Welche Voraussetzungen sind in der Praxis entscheidend für den Erfolg von Wissensmanagementprozessen?

Warum scheitern dann so viele Einführungsprozesse bzw. bringen letztlich nicht den erwarteten Erfolg?

Welche individuellen Barrieren treten häufig auf? Und wie kann dem begegnet werden?

Welche technischen Hürden gibt es?

Wer sollte einbezogen werden – es wird oft von Unternehmen/Team gesprochen?

Ist Wissensmanagement sehr zeitintensiv?

Sollte die Beteiligung an Wissensmanagement zusätzlich „belohnt“ werden?

Wie sind Informationen zu strukturieren, damit jeder etwas damit anfangen kann?

Wir richten uns an Verantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen, die sich einen ersten Überblick zum Thema Wissensmanagement verschaffen wollen und strukturierte Hilfen für ein erstes Wissensmanagement-Projekt suchen. Wir haben deshalb die Vielzahl der Literatur die es gibt möglichst kurz und prägnant zusammen gefasst, ohne zu detailliert die theoretische Diskussion widerzuspiegeln. Für die praktischen Tipps haben wir eine Vielzahl von Modellprojekten ausgewertet und die wichtigsten Erkenntnisse für Sie zusammen gefasst.

Alle Themen und die entsprechenden Downloads erreichen Sie auch über die Sitemap.

Neben einer Zusammenfassung zu den elektronischen Möglichkeiten der Unterstützung von Wissensmanagement, haben wir für Sie verschiedene vorstrukturierte Protokolle, Zeitplan u.a. entwickelt. Wir haben uns auf Word Dokumente beschränkt, die Sie einfach und unkompliziert weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Die Praxishilfen sind entsprechend eines klassischen Projektablaufes strukturiert, insofern ist eine Orientierung an der Schrittfolge sinnvoll, lässt aber genügend Raum für das Anpassen an individuelle Erfordernisse. Wir gehen davon aus, dass es kein allgemeingültiges Rezeptbuch geben kann, sondern nur Anregungen für das unternehmensspezifische Vorgehen.

Entscheidend ist nach unserer Auffassung eine kooperative Unternehmenskultur. Die Führungskräfte des Unternehmens sollten den Prozess anstoßen bzw. voll mittragen und die Wissenskultur als Vorbilder vorleben. Die Ziele des Wissensmanagements müssen immer in Bezug gesetzt werden zu den Unternehmenszielen.

Die Implementierung von Wissensmanagement ist ein langfristiger Prozess. Oft sind die Ziele am Anfang zu kurz gesteckt und das Vorhaben zu weit gefasst. Es wird vielfach mit einer relativ schnellen Umsetzung gerechnet. Gerade bei der Nutzung von IT wird die Überführung in Alltagshandeln unterschätzt z.B. ein Mitarbeiter-Verzeichnis anzulegen und ins Netz zu stellen ist nur der erste Schritt, alle Expertinnen und Experten zu motivieren, das Angebot auch entsprechend zu nutzen, dauert oft längere Zeit. Innerhalb dieser Phase darf nicht vernachlässigt werden, die Beteiligten zu motivieren, erste Erfolge sichtbar zu machen und damit den Nutzen für alle zu verdeutlichen.

Die Konzentration darf nicht auf der Schaffung einer entsprechenden IT-Infrastruktur liegen, die ist nur das Werkzeug. Der eigentliche Einführungsprozess muss sich auf die Identifizierung der wissensrelevanten Inhalte und auf das Anstoßen kommunikativer Prozesse im Unternehmen konzentrieren.

In den ausgewerteten Praxisprojekten wird besonders die Monopolisierung von Wissen als ein Problem benannt. Solange in Unternehmen jemand der Wissen für sich behält mehr gilt, als derjenige der Wissen abgibt, wird sich daran nichts ändern. Deshalb ist die Arbeit an der Unternehmenskultur so wichtig. Wissen darf kein Machtfaktor sein.

Ein zweiter nicht zu unterschätzender Faktor ist die Angst vor Fehlern und Versagen. Mit der größeren Transparenz wird auch die Arbeit der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchschaubarer. Das löst Vorbehalte aus. Viele Menschen haben generell eine Scheu vor Neuerungen. Diese mentalen Barrieren sind ernst zu nehmen und im Implementierungsprozess zu berücksichtigen, d.h. offen anzusprechen und zu diskutieren.

Viele Methoden setzen einen gewissen Grad von Verbalisierungs- und Visualisierungsfähigkeiten voraus. Hier müssen die Methoden entsprechend der Fähigkeiten der Beteiligten ausgewählt werden und gegebenenfalls Hilfen (z.B. durch vorformulierte Abschnitte zur Auswahl statt frei zu formulierender Texte) gegeben werden.

Vielfach sind Wissensmanagementsysteme für kleine und mittlere Unternehmen überdimensioniert. Es müssen jeweils Lösungen gefunden werden, die zur vorhandenen IT-Struktur passen. Vermieden werden müssen Brüche, die dazu führen dass Daten doppelt eingegeben werden müssen, mehrfach konvertiert werden müssen etc. Bei der Anschaffung von Systemen muss die Benutzungsfreundlichkeit im Vordergrund stehen. Mit diesen Produkten muss auf der Anwendungsebene gearbeitet werden. Es sind im Unternehmen verschiedene Mitarbeiter/innen zu beteiligen, die nicht unbedingt aus dem IT-Umfeld kommen. Deshalb ist bei der Entscheidung auch der IT-Wissensstand der Beteiligten zu berücksichtigen.

Der Kreis der Beteiligten ist vom jeweiligen Ziel abhängig. Mit der Einführung von Wissensmanagement kann in einem einzelnen Team begonnen werden. Es ist auch möglich eine Projektgruppe/Team übergreifend aus einem Unternehmen zusammenzustellen. Wichtig ist die klare Festlegung wer mit welchen Aufgaben und welchen Kompetenzen beteiligt ist und wer den Prozess leitet. Zum Teil wird in der Literatur von der Benennung eines Wissensmanagers gesprochen.

In der Anfangsphase sollten für alle Beteiligten auch Zeitressourcen zur Verfügung gestellt werden. In Projekten wird häufig darüber geklagt, dass diese Aufgaben „zusätzlich“ erfolgen. Sicher trägt es zum Erfolg bei, wenn auch von Geschäftsleitungsebene klar gemacht wird, dass für diese Aufgaben zunächst auch Arbeitszeit zur Verfügung gestellt wird. Ansonsten muss angestrebt werden, dass mit der Zeit die zusätzlich investiert wird auch Zeit gewonnen wird (z.B. durch schnelleren Zugang zu Informationen). Es sollten also Win-Win Situationen angestrebt werden. Wissensmanagement darf keine ständige Zusatzaufgabe sein, sondern muss Bestandteil des Arbeitsalltags werden.

Die Frage ist umstritten. Wir denken, dass langfristig nur eine nicht monetäre Motivation wirkt. Deshalb ist mehr Wert auf die Vermittlung des Nutzens für die Einzelnen als auf gesonderte Leistungsprämien oder Incentives zu legen.

Häufig finden wir gerade Informationen/ Dokumente, die wir nicht ohne weiteres einordnen können und deshalb manchmal nicht nutzen können. Deshalb ist es wichtig bei der Verteilung von Informationen (egal ob elektronisch oder in schriftlicher Form) folgende Zusatzinformationen vorzusehen:

Erstellungsdatum / Veränderungsdatum/ Autor/in und Bearbeiter/innen / Ansprechpartner/innen für Nachfragen/ Kontext der Information – in welchem Rahmen erstellt.

Übrigens – bei der Einführung/Nutzung von Qualitätsmanagementsystemen sind ebenfalls genau diese Voraussetzungen an Dokumente und Ablage-Strukturen zu erfüllen!