Unter dem Begriff Workflow-Management werden alle Aufgaben zusammengefasst, die für die Modellierung, Simulation, Ausführung und Steuerung eines Arbeitsablaufes anfallen. Zugrunde liegt ein prozessorientierter Ansatz. Arbeitsschritte werden automatisiert. Dabei werden Regeln und Maßnahmen aufgestellt, die zur Bearbeitung eines Dokuments notwendig sind. Die Postverteilung nach Klassifikation von Dokumenten ist im Prinzip der Anfang von Workflow. Die Automatisierung gleich bleibender Bearbeitungsabläufe wird auch zu einer Regelung von Informationsflüssen im Unternehmen genutzt. Workflow erleichtert das Geschäftsprozessmanagement und ist damit eng verbunden mit dem Qualitätsmanagement in Unternehmen.

Bisher haben Workflow Management Systeme aufgrund hoher Kosten in kleinen Unternehmen kaum Einzug gehalten. Bisher sind die Systeme häufig zu unbeweglich. Flexiblere Zuordnung von Arbeitsprozessen ist ohne Fachkenntnisse eines Administrators oft nicht ohne weiteres möglich. Da in kleineren Unternehmen weniger spezialisiert gearbeitet wird, es dort nicht so strikt getrennte Abläufe wie in Großunternehmen gibt, sind viele Workflow Management Systeme auf Großunternehmen beschränkt geblieben.

Auf dem Markt sind inzwischen auch bedienungsfreundlichere, einfachere Tools zu haben. Bei Einsatz im kleineren Unternehmen ist besonders die Frage der Flexibilität und Bedienungsfreundlichkeit zu stellen. Da bei Workflow Prozessen auch der Informationsfluss automatisiert werden kann, sind derartige Systeme auch für den gezielten Wissenstransfer einsetzbar. Work Flow befördert die strukturierte Zusammenarbeit und macht Informationen zum Teil automatisiert verfügbar. Es ist in engem Zusammenhang mit Dokumentenmanagement und mit Groupware zusehen.