Unter Groupware versteht man Software, die Kommunikation, Koordination und Kooperation von Mitarbeitern in Unternehmen unterstützen. Dabei steht die gemeinsame Nutzung von Informationsreserven, also die Kooperation im Vordergrund. Integriert sind Werkzeuge zur Zusammenarbeit im Team und zur Entscheidungs-unterstützung. Sie ermöglichen im besonderen Maße die Zusammenarbeit unabhängig von Ort und Zeit.
Typische Bestandteile von Groupware Produkten sind:
- Messagingsysteme,
- Adressverwaltung,
- Kalender,
- Schwarze Bretter/Foren,
- Aufgaben-/ Projektmanagement
- Dateimanagement
Zum Teil sind auch Wissensdatenbanken oder Wikis integriert.
Alle Module sind ausgelegt auf die Zusammenarbeit in Teams mit entsprechenden Zugangs-, Verteil- und Freigaberegelungen.
Fazit:
Groupware stellt eine digitale Struktur für Projekt- und Gruppenarbeit her. Mit diesen Instrumenten der Kommunikation und gemeinsamen Aufgabenbearbeitung werden wichtige Funktionen für den Wissenstransfer bereitgestellt, einschließlich der Möglichkeit, die Wissensverteilung in Gruppen/ Unternehmen zu koordinieren.
Ein Teil der Grundfunktionen sind in den Unternehmen oft bereits durch vorhandene Software abgedeckt. Groupware bietet allerdings den Vorteil, die verschiedensten Funktionen miteinander kombinieren und integrieren, sowie die Nutzungsrechte entsprechend verteilen zu können. Inzwischen gibt es z.B. auch Open Source Software, die vom Funktionsumfang und der Handhabbarkeit her auch für kleine Unternehmen oder einzelne Projekte geeignet ist.
Eine Aufgabe besteht bei der Nutzung von Groupware für den Erfahrungstransfer darin, organisatorische Regeln zu erarbeiten und die Mitarbeiter für den Einsatz zu motivieren. Deshalb sollte in diesem Bereich besonders auf einfache Bedienung geachtet werden, um die Verteilung von Informationen, das elektronische Herstellen von Kommunikationsprozessen, nicht an technischen Hürden scheitern zu lassen.