Klar abzugrenzen sind Archivierung und Dokumentenmanagement nicht voneinander, deshalb wird beides in einem Abschnitt zusammen gefasst. Meist handelt es sich um Middleware, eine Softwarelösung zwischen Betriebssystem und Anwendungen.

Archivierungssysteme verwalten und erleichtern den Zugriff auf Dokumente aus unterschiedlichen Quellen. Der Zugang kann dabei über Suchmaschinen, Assistenten oder grafisches Navigieren in Ablagesystemen erfolgen. Zum Teil gibt es Möglichkeiten des strukturierten „Stöberns“ in großen Beständen.

Um von der Ablage eines Dokuments zu Wissen zu kommen, sind Metadaten und Attribute notwendig, die Dokumente kategorisieren und mit Zusatzinformationen versehen. Informationen müssen strukturiert und miteinander in einen Kontext gebracht werden.

Dokumentenmanagementsysteme erfassen die dokumentenorientierten Informationen effizienter. Sie verbessern die Verwaltung von computergenerierten Daten. Orientiert sind die Systeme am Lebenszyklus eines Dokuments vom Erstellen, über das Verarbeiten (Weiterleiten/ Verändern/ Prozesse auslösen) bis zum endgültigen Archivieren. Die Software verwaltet auch Zugriffe, erlaubt also geregelten Zugriff auf verschiedene Versionen eines Dokuments. Sie erleichtert das Widerauffinden von Dokumenten. Geregelt wird der Prozess durch eine interne Datenbank mit Indizes/Verweisen. Beim Speichern wird nach Verfasser/Kategorie/ Attributen gefragt.

Der Funktionsumfang unterscheidet sich bei den Angeboten zum Teil erheblich. So gibt es klassische Dokumentenmanagementsysteme, die in erster Linie konzentriert sind auf: das Verwalten von Dateien in Netzwerken mit Versionsmanagement, das Ein- und Auschecken, den Zugriffsschutz und die Bildung von Verbunddokumenten. Organisatorische Gesichtspunkte spielen bei diesen klassischen Systemen keine Rolle. Integrierte DMS bieten hingegen umfangreiche Lösungen für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, bis hin zu Workflow-Lösungen.

Die Umgebungen von SAP oder Exchange werden in den Unternehmen auch für das Dokumentenmanagement genutzt. Vielfach ist Dokumentenmanagement also nur ein Bestandteil übergreifender Systeme. Einfache Möglichkeiten des Dokumentenmanagements bietet natürlich selbst der Windows- Explorer. Hier fehlen aber z.B. Möglichkeiten, um Dokumente klassifizieren zu können, um auch ähnliche Daten voneinander zu unterscheiden, anhand differenzierter Informationen besser zu verwalten und zu finden.

Wo Informationen abgelegt werden, wer, was, wie lesen oder verändern darf und wie etwas wieder gefunden werden kann, das sind Fragen, die so alt sind wie die Büroarbeit. Sie stellen sich im Hinblick auf die digitale Speicherung von Informationen von neuem. Die Beschäftigung mit der Thematik ist keine Frage der Unternehmensgröße. Selbst in Kleinstunternehmen müssen Mitarbeiter/innen zum Wiederfinden von Informationen befähigt werden. Je größer und je wissensintensiver das Unternehmen, desto höher die Komplexität.

Mit der Regelung der elektronischen Ablage im klassischen Sinne wird ein (wichtiger) Beitrag zum Informationsmanagement geleistet. Das Ablegen und Auffinden verschiedenster Informationen in einem strukturierten System ist der erste Baustein für elektronisch gestütztes Wissensmanagement. Zusatzinformationen, z.B. über die Autorenschaft, schaffen zusätzliche Möglichkeiten des Erfahrungstransfers. Bei Dokumenten ist nicht in jedem Fall klar, welcher Mitarbeiter sich gerade mit diesem Vorgang befasst hat. Die Transparenz schafft für Nachfragen direktere Möglichkeiten der Ansprache.

• Mitarbeiter/innenzahl
• Standorte
• Grad der digitalen Erfassung von Informationen
• Vielfalt der Informationen und Informationsquellen

Inwiefern die vorhandenen Ablagesysteme ausreichen (und bereits ausgeschöpft werden) ist im Einzelfall zu prüfen. Einige relevante (weiche) Faktoren bei der Entscheidung für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen:

Für das Thema Erfahrungstransfer ist entscheidend, ob Mitarbeiterwissen auf elektronischem Wege abrufbar ist. Ob auch „altes“ Wissen archiviert wird und für Entscheidungsprozesse herangezogen werden kann. Durch den Zwang, Autoren, Kategorien etc. einzugeben, werden verbindliche Regeln für die Dokumenten-verwaltung auch elektronisch unterstützt.